Karin Reijnen

5 tips om jezelf snel digitaal in te werken

Jezelf inwerken bij een nieuwe opdracht is sinds de coronapandemie in 2020 enorm veranderd. Zo is het in veel gevallen onmogelijk om je collega’s face-to-face te ontmoeten, bijgepraat te worden over de belangrijkste ‘need to knows’ bij de koffieautomaat, hands-on geholpen te worden door de IT-afdeling bij systeemproblemen of de onderlinge verhoudingen te ontdekken tijdens de kantine-lunch. Digitaal (in)werken is hiervoor in de plaats gekomen. Maar hoe doe je dat als freelancer op een efficiënte manier? Hierbij een paar tips, die mij daarbij geholpen hebben!

Tip 1: Kader je projecten af
In de ‘fysieke werkwereld’ kon je normaal gesproken vaak een dag (of meer) meelopen met iemand uit je nieuwe team. Op die manier kon je organisch bepalen voor welke project(del)en je verantwoordelijk werd en wat daarbij de status-quo, doelstellingen en deadlines zijn. Nu alles online gebeurt, is dat vrijwel onmogelijk. Om toch zo snel mogelijk ‘up & running’ te zijn en waarde toe te kunnen voegen, is een lange inhoudelijke call met je opdrachtgever (of andere verantwoordelijke) op je eerste dag heel productief. Een projectplanning kan daarbij enorm helpen. Als die er niet is, maak ik er altijd zelf een op hoofdlijnen, aan de hand van een template dat ik elke keer herbruik. Op die manier kom je er al snel achter welke informatie nog ontbreekt en kun je bij de volgende call daarop ingaan.

Tip 2: Maak een lijstje met je meest essentiële collega’s
Wanneer je weet welke projecten onder jouw hoede vallen, is het zaak om erachter te komen hoe de taakverdeling in elkaar zit en wat (dus) de belangrijkste collega’s zijn binnen die projecten. Dat wil zeggen: welke collega’s jij in je opdracht nodig gaat hebben bij het realiseren van je doelstellingen – en met wie je dus veel gaat samenwerken. Vraag vooral ook hoe de onderlinge verhoudingen liggen tussen die personen én of er gevoeligheden zijn waar je weet van moet hebben, zodat je niet ongemerkt de fout maakt om mensen tegen je in het harnas te jagen zonder het door te hebben.

Tip 3: Plan een korte call om je belangrijkste collega’s te leren kennen
Op basis van dat lijstje loont het om een korte videocall in te plannen met elk van die collega’s. Niet alleen om werkgerelateerde zaken te bespreken, maar (juist) ook om erachter te komen wat iemands passie, hobby’s, huisdieren en gezinssituatie zijn. Het valt mij op dat je na een half uurtje videobellen over koetjes en kalfjes echt al een band kunt vormen en het gevoel kunt hebben iemand een beetje te kennen. Juist omdat je allebei thuis zit en ongemerkt privézaken hoort en ziet, die je normaal gesproken in een werksituatie niet zo snel meekrijgt. Wanneer je elkaar gesproken hebt over privézaken, is het daarna gemakkelijker om werkinhoudelijk samen te werken en feedback te delen via (veelal) onpersoonlijkere media.

Tip 4: Zorg voor een ‘buddy’ waar je vragen aan kunt stellen
Bij mijn huidige opdracht kreeg ik een zogenaamde ‘buddy’ aangewezen. Nou associeer ik die toch vooral met ondersteuning in een zorgsituatie, maar in dit geval is het een collega waar je vragen aan kunt stellen. En dat komt regelmatig goed van pas. Nou is dit vast niet bij ieder bedrijf een optie, maar het kan geen kwaad om het aan te kaarten bij degene die je inwerkt op de eerste dag. Het hebben van een buddy maakt het stellen van vragen laagdrempelig en gemakkelijk, waardoor je er nooit lang mee hoeft rond te lopen. Daarnaast voelde deze persoon voor mij direct als een vertrouwenspersoon, met wie ik het kon delen wanneer ik een keer een rotdag had of een project even niet zag zitten. Best fijn als vervanger van die kantine-lunch of het onderonsje bij het koffieapparaat.

Tip 5: Word goede vrienden met de IT-servicedesk
Normaal gesproken gaat er echt wel een paar dagen (of zelfs weken) overheen voordat alles IT-technisch goed geregeld is. Nu je niet meer langs de IT-afdeling kunt met inlogproblemen, een niet-werkende mailbox of andere bloedirritante IT-gerelateerde zaken, is het noodzaak dat je dit soort issues zelf oplost. Je beste vriend daarbij is de IT-servicedesk. Dit was dan ook een van de eerste telefoonnummers die ik in mijn telefoon opgeslagen heb. Als het ook maar even kan, word dan goede vrienden met hen. Je weet immers nooit waar je hen voor nodig hebt.

Eén ding is zeker: wanneer de pandemie voorbij is en we weer op locatie ingewerkt kunnen worden, hebben we onszelf ongetwijfeld een extra skills-set eigen gemaakt. (In)werken in hybride vorm, waarin we het beste van beide werelden combineren, zou daarmee weleens een blijvertje kunnen zijn. Vooralsnog geniet ik nog even extra van het feit dat ik niet elke dag in een bomvolle trein zit of de zoveelste file in rijd. Ik pak nog een lekkere espresso uit mijn eigen koffiemachine en zet een bakje yoghurt met muesli klaar, terwijl ik me mentaal voorbereid op mijn volgende call. Helemaal terug naar (in)werken op locatie kan ik me bijna niet meer voorstellen, bedenk ik ondertussen. En eerlijk is eerlijk: dat lijkt me na al dat thuiswerken ook echt geen wenselijk vooruitzicht meer.

Karin Reijnen
Senior Communicatieprofessional

Neem rechtstreeks contact op met Karin: klik hier